1. Từ “Bãi rác dữ liệu” đến thói quen gọn gàng
Ước gì 5 năm trước mình nhận ra những điều cơ bản này!
Mình từng là một người không gọn gàng, đặc biệt là trong việc quản lý file, dữ liệu trên máy tính và Google Drive.
Mỗi lần tải video, tài liệu về máy là mình lưu vô tội vạ – không phân loại, không hệ thống. Sau một thời gian, Drive và folder trên máy biến thành “bãi rác” đúng nghĩa: tìm file cực kỳ khó, ổ cứng thì báo đầy, mà hiệu suất làm việc giảm đáng kể.
Đêm qua, mình dành thời gian dọn dẹp lại Google Drive, xóa đi hàng tá file cũ và xem lại cả những video thời mới tập làm content. Vừa buồn cười vừa thấy… nhẹ nhõm! 😆
Từ đó, mình rút ra được 5 nguyên tắc quản lý dữ liệu cá nhân hiệu quả — chia sẻ lại để bạn không mắc sai lầm như mình nhé!
 |
| Cách quản lý file và dữ liệu hiệu quả |
2. Tạo cấu trúc lưu trữ rõ ràng trên Drive và Notion
Hãy bắt đầu bằng việc phân loại file theo từng mục lớn – mục nhỏ, và đánh số thứ tự cho dễ tìm.
Ví dụ:
[01] - Lifestyle
[02] - Học Tập
[03] - Gia Đình
...
➡️ Cách này giúp bạn dễ quản lý, dễ nhớ, và không bị trùng lặp dữ liệu.
3. Sử dụng Google Chrome thông minh hơn
Tại sao nên dùng Google Chrome?
-
Dễ sử dụng
-
Miễn phí
-
Cài được nhiều tiện ích mở rộng hỗ trợ công việc
Mẹo nhỏ cần nhớ:
Khi tải tài liệu, hãy bật chế độ “Hỏi vị trí lưu từng tệp trước khi tải xuống” để chủ động chọn nơi lưu file.
Cách bật:
Bấm vào 3 chấm góc phải (dưới dấu X) → Cài đặt → Tệp đã tải xuống → Bật “Hỏi vị trí lưu từng tệp trước khi tải xuống”.
Như vậy, bạn sẽ biết chính xác file đang ở đâu, không phải “đào bới” hàng tá thư mục mỗi khi cần.
4. Tạo thói quen đặt tên file khoa học
Với những ai làm sáng tạo nội dung, quay video, thiết kế,…, việc đặt tên file hợp lý là cực kỳ quan trọng.
Hãy dùng cấu trúc: Năm - Tháng - Ngày - Tên Dự Án.
Ví dụ:
-
20241015_quay_video_capcut -
20241016_quay_youtube_abc
Cách này giúp bạn tìm kiếm nhanh, sắp xếp dễ dàng, đặc biệt hữu ích khi làm việc nhóm hoặc lưu trữ lâu dài.
5. Duy trì thói quen “xóa và lọc dữ liệu định kỳ”
Hãy đặt lịch 2 tuần một lần để rà soát dữ liệu.
Xóa những gì không cần thiết – đừng tiếc!
Mỗi lần dọn xong, bạn sẽ thấy máy nhẹ hơn, Drive trống hơn, và tinh thần cũng “sạch sẽ” hơn.
Hãy nhớ:
“Dữ liệu gọn – đầu óc sáng.”
Dọn dẹp file không chỉ giúp tiết kiệm dung lượng mà còn cải thiện năng suất làm việc đáng kể!
6. Gọn gàng là thói quen – không phải khả năng bẩm sinh
Từ một người “lưu file vô tội vạ”, mình đã học cách quản lý dữ liệu khoa học, và cảm nhận rõ ràng sự khác biệt:
👉 Làm việc nhanh hơn
👉 Tìm kiếm dễ hơn
👉 Tâm lý thoải mái hơn
Nếu bạn cũng đang gặp vấn đề tương tự, hãy bắt đầu từ hôm nay.
Dọn một chút mỗi ngày – rồi bạn sẽ thấy, sự ngăn nắp mang lại hiệu quả lớn đến thế nào.